Mehrtägige Exkursionen und Übungen vor Originalen sind fester Bestandteil des kunstgeschichtlichen Curriculums und verpflichtend für den erfolgreichen Studienverlauf. Die Betrachtung der Werke vor Ort, das Studieren der Gegenstände jenseits der Seminarräume und Hörsäle birgt eine besondere Komponente, die einen hohen Reiz ausmacht und eine „persönliche“ Bindung zu dem Gesehenen schafft. Mit dieser Motivation versorgt, wäre es wünschenswert, wenn die Studierenden nach oder noch während ihrer Exkursion das – heute ja leicht zu erstellende – digitale Bildmaterial in die institutseigene Bilddatenbank einpflegen und mit Metadaten auszeichnen würden. Da aber nicht jeder Studierende über die notwendige Einarbeitung in das Institutssystem verfügt und die – nach wissenschaftlichen Gesichtspunkten erstellten – komplexen Regeln der Erfassung beherrscht, wären bereits kurz nach Öffnung der Eingabemöglichkeit für Alle eine nicht gewollte Unübersichtlichkeit und fehlerhafte Daten die Folge.
Eine Lösung für das Kunstgeschichtliche Institut Frankfurt bietet nun die Implementierung eines sammlungsbasierten Rechtemanagements in das bestehende Datenbanksystem (ConedaKOR), welches die Konfiguration mehrerer Sammlungen und diverser Rechtevergaben in einer Installation erlaubt. Auf diesem Weg könnten die lehrrelevanten, vor Ort erarbeiteten Inhalte in „Nebensammlungen“ aufgenommen und mit bestehenden Objekten der „Hauptsammlung“ verknüpft werden, ohne dass diese, mit ihren – über mehrere Jahre aufgebauten und streng kontrollierten – Inhalten Schaden nimmt. Wenn die studentischen Inhalte dann der redaktionellen Prüfung stand halten, können die Daten (Bild und Metadaten) problemlos in die „Hauptsammlung“ überführt werden, was wiederum eine Auszeichnung der studentischen Arbeit bedeutet.
Neben dem quantitativen Ausbau der Sammlung ist der weitaus wichtigere Punkt in diesem Zusammenhang aber die Vermittlung von Kompetenzen im Bereich des Sammelns, Ordnens und Verwaltens von kulturellen Gütern mit einem zeitgemäßen Werkzeug, wobei eine bisher nicht zu erreichende Breite von Studierenden erreicht werden kann. Darüber hinaus werden über die aktive Partizipation an dem Datenbanksystem des Kunstgeschichtlichen Instituts und die Möglichkeit eigenes Material einpflegen zu können (User Generated Content) wichtige Fähigkeiten im Umgang mit Datenbanksystemen, deren Aufbau und Systematiken gelehrt, die reine „passive“ Nutzergruppen nicht erfahren können, aber für das zukünftige Berufsleben der Studierenden unabdingbar sind.